PASOS A SEGUIR

Actualmente muchos gerentes,  directores o propietarios de PyMES se preguntan si pueden ser competitivas antes las gigantes empresas globales, si las técnicas que utilizan esas grandes empresas pueden ser utilizadas por la mayoría de las empresas pequeñas o si son accesibles solo a través de grandes compañías consultoras.

Recordemos que una de las funciones principales de la administración moderna es la planeación y junto con la organización, dirección y control, ocupa un lugar muy importante entre las funciones que debe desempeñar el gerente de cualquier tipo de empresa. De hecho, la planeación de una excelente estrategia de negocio es una de las técnicas que marcan la diferencia entre una empresa exitosa y una que tiende a desaparecer en un mercado muy competitivo.

Entonces la pregunta es ¿Debe las PyMES tener un plan estratégico tal y como lo tienen las grande empresas exitosas?

Derivado de la función de planeación, una de las técnicas más importantes que puede aplicar cualquier empresa es la realización de un “plan estratégico”, es un concepto que se escucha muy complicado pero en la realidad puede ser elaborado de manera muy simple y efectiva; de hecho estoy seguro, que si a todos los dueños de una empresa les preguntamos: “Tienes una estrategia definida?, tienes un plan de acción?” daría por respuesta un “Si”; el gran problema puede ser que no lo tienen por escrito o lo tienen olvidado o almacenado en un cajón del escritorio y nadie lo conoce.

El plan estratégico para la organización es el plan maestro, en el cual, la dirección recoge  las decisiones estratégicas que ha adoptado “hoy” respecto a lo que hará en los próximo años (3 años es el periodo de planeación recomendado para una PyME), y que todos los trabajadores deben conocer y seguir para lograr ser  lo suficientemente competitivos y satisfacer los objetivos y metas estratégicas marcadas relativas a, crecimiento  y rentabilidad, o simplemente lograr la supervivencia o la consolidación de la empresa.

Una forma  de desarrollar un plan estratégico para una empresa pequeña a mediana puede ser siguiendo los 5 pasos que a continuación se describen de manera breve:

Paso 1. La Reflexión: Para la fase de reflexión es necesario que tenga conocimiento pleno de su empresa, del mercado y posibilidades de sus productos o servicios, de su competencia y sobre todo debe realizar una reflexión con toda claridad y sin engañarse. Si lo considera necesario, puede preguntar a los clientes sobre la percepción del producto o servicio, puede preguntar a compañeros y amigos que conozcan del ramo al cual pertenece su empresa. Para dirigir el proceso podemos dividirlo en 4 aspectos que enmarcan el ambiente interno y externo de una empresa.

1. Reflexionar y escribir el valor de las principales variables que la competencia tiene con respecto al producto y servicio de su empresa y que definen como se compite (precio, número de clientes, calidad, atención a cliente, instalaciones, tecnología).
2. Reflexionar y escribir las principales fortalezas y debilidades que actualmente tiene su empresa y que la colocan en una ventaja o desventaja con respecto a su competencia.
3. Reflexionar y escribir las oportunidades y amenazas que existen en el mercado o desde el punto de vista u opiniones de los clientes para los productos o servicios que ofrece.
4. Concluir con la reflexión desarrollando una breveeri descripción del estado en el que se encuentra su empresa y el producto y/o servicio que ofrece desde el punto de vista del funcionamiento interno y del ambiente externo.

Paso 2. La visión estratégica: Considerando los puntos desarrollados en la fase de reflexión es necesario establecer una visión estratégica que determinar hacia dónde se dirige la organización en los próximos tres años, en dónde queremos estar, todo con el fin de tener claridad  y proporcionar una dirección a largo plazo; para esto, debe contestar a la pregunta: ¿En qué clase de empresa estoy tratado de convertir a mi compañía? la respuesta le ayudará a determinar el rumbo de todas las acciones a desarrollar para cumplir con ese propósito o visión estratégica determinada.

Paso 3. Los objetivos y metas: Esta fase se encarga de ponerle números a la visión estratégica de su empresa, es decir, convertir la visión en resultados claros y medibles de desempeño que se deberá lograr en los 3 años y con metas intermedias a mediano plazo (por lo general se establecen para cada año).

Paso 4. La ejecución: La ejecución del plan es la parte fundamental de todo el proceso, para esto es necesario crear las estrategias y proyectos que tengan como fin, impactar en el logro de los objetivos y metas establecidos en la fase de anterior; con esto se logra “la alineación” a las metas de la empresa, en importante aclarar que todo lo que se planeé y se haga en los proyectos a corto o mediano plazo deberá estar orientado a cumplir con objetivos y metas de desempeño establecidas. Si no pasa esto, entonces esas actividades pueden reorientadas.

Paso 5. El seguimiento: Una frase muy famosa que seguramente han escuchado dice: “Si no se puede medir, no se puede administrar”, en base a esto les puedo comentar, que un plan estratégico es un proceso continuo de ejecución, medición y revisión hasta lograr una verdadera retroalimentación. La evaluación del desempeño y el seguimiento del progreso de la organización tienen como finalidad  decidir si las actividades, proyectos o planes se están haciendo bien al interior de la empresa y supervisar de cerca los efectos o resultados externos. Un desempeño inferior  o escaso progreso en la medición preventiva al interior o un cambio en las condiciones del medio ambiente empresarial (ambiente externo) requerirá de acciones y ajustes correctivos en la dirección del negocio, en las estrategias establecidas o en los proyectos que se apoyaron. Esta actividad de seguimiento siempre le corresponde a la Gerencia o Administración General. El resultado de las revisiones sin lugar a dudas será una gran cantidad de aprendizaje organizacional y una mejora continua. Como comentario final les puedo decir, que todos los ajustes correctivos a los planes dentro de un periodo deben tomarse como “normales” en una organización.

Seguir los 5 pasos anteriores dará como resultado tener por escrito una estrategia empresarial específica, cuya ejecución será promovida y apoyada totalmente por la Dirección de la empresa y además, monitoreada a través mediciones del logro de los objetivos y metas. Y esa es la cuestión verdaderamente relevante, la mayoría de las PYME no cuenta con unos objetivos organizacionales y con una estrategia definida para alcanzarlos.

Por lo tanto, podemos concluir que no existe razón de peso para afirmar que en una PYME no se puede utilizar eficazmente un “Plan Estratégico”; en realidad, la definición de una estrategia empresarial no ocurre de manera abstracta en la mente de los directivos y gerentes, sino que al mismo tiempo se van estableciendo las acciones concretas para implementarla. De hecho, el plan estratégico ha demostrado ser una poderosa herramienta de gestión para enlazar y alinear la estrategia empresarial y todas las actividades tácticas y operativas de la empresa. Lo único que se requiere es la voluntad de los directivos de las PYME, quienes deberán armar una estrategia coherente con la situación de su empresa y con el mercado en el cual éstas se desenvuelven.

5 pasos pretende ser una serie de tips tratados de manera simple y clara dirigido a  empresarios PyME´s sobre temas importantes para la competitividad.

Posteriormente hablaremos del diseño, elaboración y uso de un tablero de control para monitorear la estrategia, hasta la próxima.